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Guide pratique pour l’entrepreneur face aux impacts de la COVID-19

Par Geoffroy Bertrand, ing., MBA, PMP / FTI Consulting

La COVID-19 a fait couler beaucoup d’encre dernièrement et, malgré les nombreuses publications, de nombreuses questions et incertitudes demeurent pour les entrepreneurs. En quoi se traduit une force majeure? Quels seront les impacts sur le déroulement des chantiers? Comment se préparer et s’outiller pour discuter des impacts avec les donneurs d’ouvrage? Nous tenterons de vous guider à travers ces questions dans les paragraphes suivants.

COVID-19 et la notion de force majeure
Dans la majorité des cas, une clause de force majeure se traduit en retard excusable et donc un retard non compensable par le donneur d’ouvrage. Afin que ce retard soit consenti à l’entrepreneur, celui-ci doit, cependant, faire la démonstration de l’impact sur son échéancier des travaux, impact qui risque d’être beaucoup plus grand que la durée de fermeture des chantiers imposés par le gouvernement.

Impacts directs et indirects pour les entrepreneurs
L’impact direct causé par la COVID-19 sur l’échéancier représente la durée de fermeture du chantier et est facilement démontrable. Le défi qui se présentera aux entrepreneurs sera la démonstration des impacts indirects sur leur échéancier qui comprennent notamment, mais sans s’y limiter :

I.    La perte de productivité survenue avant l’arrêt des travaux à la suite des différentes mesures de protection ainsi que la perte de productivité causée par la courbe d’apprentissage à la reprise de ceux-ci;
II.    Le manque de main d’œuvre ainsi que l’absentéisme causés par les répercussions de la COVID-19;

III.    Les problèmes d’approvisionnement de matériaux et d’équipements affectés par la fermeture des frontières et le ralentissement de production de nombreuses industries.

Il est donc plus important que jamais pour les entrepreneurs de suivre les bonnes pratiques de gestion de projets et s’assurer d’avoir la documentation et les structures en place pour supporter les impacts indirects qu’ils auront subis.

Se préparer et s’outiller pour la démonstration des impacts
En vue de se préparer et de s’outiller pour une future réclamation de prolongation de délai d’exécution, nous vous suggérons les étapes suivantes :

I.    Valider les modalités de son ou ses contrats pour s’assurer de respecter les exigences en termes d’avis écrit et tout autre exigence contractuelle via son service du contentieux interne ou encore un avocat externe;

II.    S’assurer d’avoir un code de coûts précis pour vos projets et, si possible, créer un code de coûts spécifique à la COVID-19. Certains types de contrats, notamment le CCDC-2, prévoient une compensation à l’entrepreneur lors d’une ordonnance de suspension des travaux par une administration publique. Il sera ainsi plus facile de démontrer et partager les coûts subis au donneur d’ouvrage;

III.    Mettre à jour l’échéancier des travaux basés sur des documents contemporains et y intégrer la planification des livraisons d’équipement et de matériaux à venir à titre d’activité à l’échéancier afin de faciliter la démonstration des problèmes d’approvisionnement si ceux-ci se concrétisent. Cette mise à jour pourra ultimement servir d’échéancier de référence pour mesurer les impacts indirects futurs susmentionnés;

IV.    Capturer l’information requise pour être en mesure de quantifier une possible perte de productivité. Puisque la probabilité est que, seul des retards excusables seront accordés à l’entrepreneur, il sera essentiel que la perte de productivité calculée puisse se matérialiser en retard concret sur l’échéancier; 

V.    Atténuer et mitiger les dommages associés aux divers impacts; 

VI.    Impliquer et engager les parties prenantes de votre ou vos projets d’une façon régulière à travers cette crise et raccourcir l’espacement entre les rencontres et ce, même après la reprise des travaux. Une approche collaborative a davantage de chance de se clore avec une entente à l’amiable.

Conclusion
À titre d’expert en retards et dépassements de coûts, nous savons que la réussite de vos projets est affectée par de multiples facteurs tels que les changements, les conditions imprévues, les mesures d’accélération et plus encore. Un autre défi que feront face les entrepreneurs sera d’isoler l’impact causé par la COVID-19 des autres facteurs susmentionnés, un défi ardu, mais pas impossible. L’affranchissement de ce défi repose en grande partie sur la qualité et la quantité de la documentation de projet. À cet effet, il s’agit donc d’un bon moment pour revoir ses procédures actuelles pour s’assurer d’être mieux outiller pour demain.

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